Diagnóstico

Diagnóstico Orquestaria · Operaciones y Administración

Este cuestionario es el punto de partida del diagnóstico. Cuanto más concreto seas, mejor será el análisis. No hay respuestas correctas: buscamos entender cómo funciona tu empresa de verdad. Tardarás entre 15 y 30 minutos. Se guarda solo a medida que avanzas.

Sección 1
Datos de la Empresa y Estructura Administrativa
Indica el nombre legal o comercial de tu empresa
Este campo es obligatorio.
Este cuestionario está diseñado específicamente para auditar el área de operaciones
Este campo es obligatorio.
Este campo es obligatorio.
Número aproximado de personas en tu organización
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Describe la estructura del área de administración: quién reporta a quién, funciones principales, etc.
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Sección 2
Herramientas y Gestión Documental
Lista todos los roles/personas que participan en procesos administrativos, facturación, archivo y documentación
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Selecciona todas las herramientas donde almacenáis documentos, facturas, contratos, etc.
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Si usáis herramientas adicionales no listadas, indícalas aquí
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Necesitamos acceso temporal para analizar flujos documentales, no modificaremos nada
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¿Hay un sistema central donde se consolida toda la documentación importante o está dispersa en múltiples lugares (email, carpetas, archivadores)?
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Sección 3
Flujos Documentales y Procesos Administrativos
Considera facturas, contratos, albaranes, documentación de empleados, etc.
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Procedimientos escritos para facturación, archivo, aprobaciones, gestión de contratos, etc.
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Describe paso a paso cómo funcionan vuestros procesos principales de gestión documental
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¿Existen niveles de aprobación? ¿Se usan firmas digitales o físicas?
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Si la persona de administración no está disponible 2 semanas, ¿qué impacto tendría en facturas, pagos, contratos?
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Sección 4
Tareas Administrativas a Mejorar
¿Qué procesos o información solo conoce una persona? Contraseñas, accesos, procedimientos especiales...
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Describe 3-5 tareas específicas relacionadas con documentación, facturación o archivo que os gustaría optimizar
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Describe las tareas que se repiten diaria o semanalmente y que consumen tiempo del equipo administrativo
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¿Qué procesos o aprobaciones ralentizan la gestión documental? ¿Dónde se acumulan documentos pendientes?
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¿Cuántas horas semanales estimas que el equipo dedica a tareas documentales repetitivas?
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Sección 5
Volumen Documental y KPIs
Piensa en extracción de datos de facturas, clasificación de documentos, generación de informes, respuesta a consultas...
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Incluye facturas emitidas, facturas recibidas, contratos, albaranes y otros documentos administrativos
Facturas emitidas / mes
Facturas recibidas / mes
Contratos activos
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Indicadores clave que utilizáis para medir el rendimiento del área administrativa
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Desde que llega una factura hasta que está registrada y archivada
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Describe cómo está repartida la responsabilidad de los diferentes tipos de documentos
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¿Hay momentos del mes/año donde el volumen de documentación aumenta significativamente?
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Sección 6
Automatizaciones e IA Actuales
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Incluye cualquier tipo de automatización: OCR de facturas, workflows de aprobación, alertas automáticas, etc.
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Describe qué procesos documentales tenéis automatizados
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Software con OCR, integraciones entre sistemas, etc.
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¿Se revisan manualmente las facturas leídas por OCR antes de contabilizarlas? ¿Se aprueban pagos automáticos?
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Arrastra el slider para indicar el nivel de satisfacción
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Suma de suscripciones a software de facturación, OCR, firma digital, etc.
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Sección 7
Criterios de Éxito, Cumplimiento y Seguridad
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¿Qué resultados concretos esperáis obtener en la gestión documental y administrativa?
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Requisitos legales, de auditoría, técnicos o de presupuesto que debamos conocer
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Selecciona todas las normativas o estándares que debéis cumplir
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Control de acceso a documentos sensibles, clasificación de información, políticas de retención
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Describe cómo controláis el acceso a documentos sensibles, políticas de backup, etc.
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Sección Extra
Comentarios Adicionales
Persona o rol responsable de autorizar accesos a documentos confidenciales
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¿Qué te gustaría resolver de forma prioritaria? ¿Qué te quita el sueño?
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Ayúdanos a alinear expectativas y enfocar el diagnóstico
Este campo es obligatorio.
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